Cette section fournit des informations pour aider les programmes de la loi sur l'AT à mettre en place un conseil consultatif efficace sur l'AT et à orienter les membres du conseil vers la loi sur l'AT.
Objet du conseil consultatif
La loi sur l'AT décrit l'obligation d'établir un conseil consultatif "pour fournir à l'État des conseils adaptés aux besoins des consommateurs et axés sur ces derniers en ce qui concerne la planification, la mise en œuvre et l'évaluation des activités menées dans le cadre de la subvention, y compris la définition des objectifs mesurables décrits au paragraphe (d)(3)". Il est utile de formuler et d'énoncer les attentes dans votre invitation initiale aux membres potentiels. Les principales fonctions du conseil consultatif sont les suivantes
- Servir d'ambassadeurs du programme AT Act
- Contribuer à l'élaboration du plan triennal de l'État pour les technologies d'assistance (SPAT) soumis à l'Administration on Community Living (Administration pour l'intégration communautaire) du ministère américain de la santé et des services sociaux.
- Aider le programme à mettre en œuvre et à évaluer les activités identifiées dans le SPAT et suggérer des modifications, si nécessaire, sur la base du rapport annuel d'avancement (RAA).
- Faire entendre la voix des parties prenantes sur les questions liées à l'accès et à l'acquisition des technologies d'assistance dans l'État desservi par le programme.
- Fournir des informations à d'autres agences et/ou partenaires afin d'améliorer les services d'AT au sein de l'État.
Composition
Conformément à la section 4(c)(2), le conseil consultatif doit être un organe à majorité de consommateurs, c'est-à-dire qu'il doit comprendre au moins 51% individus qui sont des personnes handicapées utilisatrices de dispositifs et de services de technologie d'assistance. La loi sur les technologies d'assistance prescrit un ensemble de représentants d'agences et d'organisations, dont : un représentant de l'agence désignée par l'État, telle que définie à l'article 7 de la loi sur la réadaptation de 1973 (par ex. l'agence de réadaptation professionnelle (VR)) ; un représentant de l'agence de l'État pour les personnes aveugles, si cette agence est distincte ; un représentant d'un centre de l'État pour la vie autonome en vertu du titre VII du Rehabilitation Act de 1973 ; un représentant du conseil d'investissement de la main-d'œuvre de l'État établi en vertu de la section 111 du Workforce Innovation and Opportunity Act ; et un représentant de l'agence éducative de l'État telle que définie à la section 9101 du Elementary and Secondary Education Act. En outre, le programme d'assistance technique peut nommer des représentants supplémentaires d'autres agences d'État, d'agences publiques ou d'organisations privées, à condition que la majorité des consommateurs soit maintenue. Lorsque le programme AT de l'État recrute des membres consommateurs et procède à des nominations supplémentaires, il convient de veiller à ce que le conseil reflète la diversité de l'État "en ce qui concerne la race, l'origine ethnique, les types de handicaps à tous les âges" ainsi que les types d'appareils et de services AT utilisés par ses citoyens handicapés. Il est recommandé que toute exigence supplémentaire (par exemple, la résidence dans l'État) soit ajoutée au règlement ou aux procédures de fonctionnement du conseil consultatif. Les responsabilités des membres sont les suivantes
- Assister et participer activement à toutes les réunions du conseil consultatif du programme de technologies d'assistance (ATAC).
- Assurer la liaison entre le programme AT Act de l'État et l'entité qu'il représente (y compris les agences de l'État et la communauté dans son ensemble), en promouvant et en partageant la mission et les ressources des programmes AT de l'État.
- Participer à l'identification et à l'exploration de nouvelles possibilités d'accroître l'accès et l'acquisition d'appareils et de services d'assistance technologique, en particulier celles qui impliquent des partenariats avec diverses parties prenantes.
- Aider à éduquer les autres sur les dispositifs et les services d'AT par le biais du programme AT Act de l'État (et d'autres ressources le cas échéant).
- Participer à l'examen des efforts déployés par le programme national et de la réalisation de ses objectifs
- Soutenir la mise en place, le maintien et l'amélioration des lois et politiques fédérales et nationales qui favorisent l'accès aux technologies d'assistance et leur acquisition.
Conseil consultatif ou conseil d'administration
Les programmes AT Act ont tous une agence publique qui sert d'entité chef de file. L'agence a été désignée par le gouverneur de l'État et cette agence contrôle et administre les fonds, soumet la demande et met en œuvre les autres tâches requises pour les programmes AT Act. Si le gouverneur a également désigné une entité de mise en œuvre, celle-ci met en œuvre toutes les activités au niveau de l'État et de la direction de l'État dans le cadre d'un contrat ou d'un autre accord administratif avec l'organisme chef de file. L'entité responsable du conseil consultatif doit être l'entité de mise en œuvre, sauf lorsque l'agence chef de file remplit toutes les exigences du programme AT Act et qu'il n'y a pas d'entité de mise en œuvre.
L'agence dans laquelle un programme est situé, ainsi que l'existence d'une entité de mise en œuvre, influencent la structure et le fonctionnement du conseil consultatif. Les membres du conseil consultatif peuvent avoir une expérience actuelle ou antérieure au sein d'un conseil d'administration. Il est important de distinguer les principales différences entre les deux. L'une d'entre elles est le degré de contrôle des finances ("responsabilité fiduciaire") et l'influence sur les décisions relatives au personnel (embauche/licenciement, par exemple). Les conseils consultatifs sont censés n'être que cela, des conseils par nature. La loi sur l'assistance technique désigne l'organe consultatif sous le nom de "conseil". Il est recommandé que le programme de la Loi AT évite l'expression "conseil consultatif" pour éviter toute confusion ou erreur de perception, et qu'il utilise la terminologie de la Loi AT, à savoir "conseil consultatif AT".
La plupart des programmes établissent un conseil consultatif en tant qu'entité autonome dont le seul but est de servir et de soutenir le programme de la loi sur l'AT. Cependant, il existe deux autres modèles qui peuvent être utilisés par les programmes disposant d'un conseil consultatif d'agence existant et/ou d'un conseil consultatif desservant plus d'un programme.
Conseils consultatifs et conseils d'administration : Les programmes de la loi AT dans une agence à but non lucratif
Si le programme de la loi sur l'AT est mis en œuvre par une entité à but non lucratif, le conseil d'administration de cette dernière peut décider de créer le Conseil consultatif de la loi sur l'AT en tant que comité. Un comité consultatif n'est pas l'organe directeur légal de l'organisation et n'a pas les mêmes responsabilités légales ni les mêmes obligations fiduciaires. Le comité consultatif, qui peut être appelé Conseil consultatif de la loi sur la TA, a pour mission de formuler des recommandations et/ou de fournir des informations et des documents essentiels, comme le prévoit la loi sur la TA. La ligne de démarcation entre les deux groupes doit être clairement définie afin d'assurer un contrôle adéquat de l'organisation, de protéger les actions valables du conseil d'administration et de réduire les risques de responsabilité personnelle des membres du conseil consultatif. Le règlement intérieur du conseil d'administration doit préciser l'objectif et le rôle du conseil consultatif en matière de TA, les lignes directrices relatives à l'adhésion, sa relation avec le conseil d'administration et les activités du conseil consultatif.
Conseils consultatifs desservant plus d'un programme
Le conseil consultatif sur l'AT peut être intégré dans une autre structure, tant qu'il fonctionne de manière à fournir au programme d'AT de l'État des conseils orientés vers les consommateurs et répondant à leurs besoins, conformément à la loi sur l'AT. Le conseil consultatif sur l'AT peut également décider de confier les responsabilités statutaires du conseil consultatif sur l'AT à un organe ou à un comité consultatif existant. Par exemple, un University Center for Excellence in Developmental Disabilities Education, Research, and Service (UCEDD) peut décider que son Consumer Advisory Committee (requis par le Developmental Disabilities Act) fasse office de conseil consultatif de l'AT ; une agence de réadaptation professionnelle de l'État qui met en œuvre les activités du programme d'AT peut décider de confier les responsabilités du conseil consultatif de l'AT au State Rehabilitation Council (conseil de réadaptation de l'État). Cela peut poser des problèmes pour respecter les exigences statutaires de la loi sur l'AT en matière de composition/représentation et de majorité des consommateurs. Lorsque les réunions sont combinées et que les deux objectifs consultatifs sont abordés dans le même ordre du jour, il sera encore plus complexe de déterminer comment les dépenses liées à la loi sur l'AT seront allouées et suivies. Des problèmes peuvent également se poser en ce qui concerne les priorités de l'ordre du jour et/ou les conflits d'intérêts. Les fonds de la Loi AT ne doivent être utilisés que pour soutenir les activités directement liées au programme de la Loi AT. Il est impératif que le conseil consultatif soit structuré de manière à répondre au mieux aux besoins du programme AT.
Fonctionnement du conseil consultatif
Les conseils consultatifs ont tout intérêt à se doter d'un règlement comportant des politiques et des procédures clairement définies (semblables à celles d'un conseil d'administration). Il s'agit notamment de la description des postes, de la participation, du calendrier des réunions et des activités, ainsi que de la politique en matière de conflits d'intérêts et d'éthique. Les règlements peuvent également porter sur les sujets suivants :
L'adhésion
Conformément à la section 4(c)(2), le conseil consultatif doit être un organe à majorité de consommateurs, c'est-à-dire composé d'au moins 51% individus qui sont des personnes handicapées (ou le membre de la famille ou le tuteur de l'individu) qui sont des utilisateurs de dispositifs et de services de technologie d'assistance. La loi sur les technologies d'assistance prescrit un ensemble de représentants d'agences et d'organisations, notamment : un représentant de l'agence désignée par l'État, telle que définie à l'article 7 de la loi sur la réhabilitation de 1973 (par exemple, l'agence de réadaptation professionnelle (VR)). l'agence de réadaptation professionnelle (VR)) ; un représentant de l'agence de l'État pour les personnes aveugles, si cette agence est distincte ; un représentant d'un centre de l'État pour la vie autonome en vertu du titre VII de la loi sur la réadaptation de 1973 ; un représentant du conseil d'investissement de la main-d'œuvre de l'État établi en vertu de la section 111 de la loi sur l'innovation et l'opportunité de la main-d'œuvre ; et un représentant de l'agence éducative de l'État telle que définie à la section 9101 de la loi sur l'éducation élémentaire et secondaire de 1965.
En outre, le programme d'assistance technique peut nommer des représentants supplémentaires d'autres agences de l'État, d'agences publiques ou d'organisations privées, à condition que la majorité des consommateurs soit maintenue. Les statuts et/ou les procédures de fonctionnement doivent préciser les paramètres de taille minimale/maximale et le statut de membre votant ou non votant. Le statut de membre sans droit de vote permet d'accueillir des membres supplémentaires (y compris des consommateurs, des membres de la famille, des professionnels et/ou d'autres agences) tout en maintenant la composition requise et la majorité des consommateurs. Cela peut être avantageux pour éviter les problèmes liés aux changements de membres qui pourraient affecter la majorité des consommateurs et/ou le nombre de membres nécessaires pour atteindre le quorum.
Si vous envisagez d'inviter des sous-traitants et/ou d'autres partenaires du programme d'éducation et de formation à rejoindre le conseil consultatif, vous devez tenir compte du fait qu'ils risquent de se retrouver dans une situation de "conflit d'intérêts", lorsque des recommandations qui les concernent (positivement ou négativement) sont soumises au vote. Vous pouvez également les inviter à se joindre au conseil en tant que membres sans droit de vote ou les impliquer d'une autre manière, par exemple en tant que membres de comités (si vos statuts autorisent la participation de non-membres). Il est suggéré d'adopter une politique en matière de conflits d'intérêts que tous les membres du conseil consultatif doivent accepter.
Recrutement, nominations et limitation des mandats
Vos politiques et procédures doivent inclure le processus de nomination/recrutement et de sélection des membres consommateurs et des personnes autres que celles représentant les agences et entités requises. Faites preuve de stratégie en sélectionnant des représentants supplémentaires qui s'engageront à défendre le programme AT et qui pourraient avoir la capacité de créer ou de renforcer des partenariats importants. Quelles mesures prendrez-vous pour maintenir un conseil qui reflète la diversité de l'État "en ce qui concerne la race, l'ethnicité, les types de handicaps à tous les âges" ainsi que les types de dispositifs et de services AT utilisés par ses citoyens handicapés ? Vous souhaiterez peut-être élaborer une matrice de recrutement pour suivre ces variables. À quoi ressemblera la demande de participation à votre conseil consultatif et quelles seront les qualifications requises ? Quelles méthodes utiliserez-vous pour distribuer les candidatures ? Il est recommandé que toute exigence supplémentaire (par exemple, résidence dans l'État, observation d'au moins une réunion avant d'être pris en considération) soit ajoutée au règlement intérieur ou aux procédures de fonctionnement du conseil consultatif.
La limitation des mandats (à la fois la durée du mandat, par exemple trois ans, et le nombre de mandats consécutifs, par exemple deux) est un moyen d'assurer un flux de "sang neuf" et d'énergie, ainsi qu'un moyen de se défaire des membres qui ont été moins efficaces ou qui ont posé des problèmes. Il convient également d'envisager d'autres approches et justifications pour la révocation des membres. Par exemple, le manque de participation (absences non excusées) à plus de la moitié des réunions de l'année ou la violation de l'accord sur les conflits d'intérêts peuvent constituer des motifs de révocation. Vous devrez également tenir compte de toute circonstance particulière liée aux absences qui pourrait constituer une exception admissible.
Structure et autonomie
Des décisions devraient être prises quant au degré de formalité et à la structure du Conseil.
Le conseil consultatif fonctionnera-t-il comme une entité autonome ? Dans ce cas, le conseil est doté d'un bureau et d'un président. Le personnel du programme peut apporter son soutien si nécessaire (par exemple, en facilitant la logistique des réunions, en soutenant la communication avec les membres du conseil), mais il n'a pas le droit de vote. Le président (avec d'autres membres du bureau exécutif, et peut-être avec le soutien du personnel du programme) établit l'ordre du jour et dirige les réunions. Cette structure présente l'avantage de permettre au président de communiquer de manière indépendante aux décideurs politiques la position du conseil consultatif sur certaines questions, minimisant ainsi le risque que le personnel du programme soit perçu comme faisant du "lobbying".
Déterminez la procédure d'élection ou de sélection des membres du bureau, ainsi que la nature de ces derniers (généralement, président, vice-président et secrétaire). Élaborer des descriptions claires et complètes des fonctions des différents membres du bureau, par exemple : le président (élabore l'ordre du jour ; collabore avec le personnel pour communiquer/distribuer aux membres les documents de la réunion dans des formats accessibles avant la réunion ; invite les présentateurs invités ; facilite la réunion) ; le vice-président (dirige la réunion en l'absence du président) ; le secrétaire (rédige les procès-verbaux ; tient à jour la liste des membres et des présences). Élaborer des règles pour limiter la durée des mandats des membres du bureau.
Au lieu d'une entité autonome, le soutien et la facilitation du conseil consultatif doivent être confiés à un membre du personnel qui souhaite assumer cette responsabilité et qui possède de bonnes compétences en matière de facilitation ; un soutien administratif supplémentaire peut être nécessaire, notamment pour la logistique, la rédaction des procès-verbaux et le traitement des dépenses. S'il ne s'agit pas du directeur de programme lui-même, les responsabilités comprennent la collaboration avec le directeur de programme pour établir l'ordre du jour ; l'organisation et la distribution des rapports du personnel et des documents (y compris les formats alternatifs) en préparation de la réunion ; l'envoi de rappels et d'autres communications pertinentes (par exemple, les demandes de RSVP) ; la coordination de la logistique et des arrangements (par exemple, la restauration ; les salles de couchage/de réunion ; la réservation du CART) ; la facilitation compétente pendant la réunion (par exemple, encourager la participation ; guider la discussion ; maintenir les réunions sur la bonne voie ; suivre l'ordre du jour) ; la préparation et/ou la révision des procès-verbaux.
Quelle que soit la structure du conseil consultatif, il est recommandé de stocker les documents sous forme électronique et de les mettre à la disposition de tous les membres du conseil consultatif. Par exemple, une option de stockage sécurisée basée sur le cloud peut être un lieu de stockage des informations historiques et actuelles et des produits de travail, ainsi que des règlements, des candidats au conseil, des ordres du jour, des procès-verbaux et d'autres documents importants. Un membre du conseil et/ou un membre du personnel devrait être désigné pour aider à organiser et à maintenir ce dépôt.
Procédures de réunion
Il est important de fixer chaque année la fréquence, la durée et le(s) lieu(x) des réunions et de le faire savoir aux membres candidats avant leur nomination. Examinez la "Sunshine Law" de votre État pour déterminer dans quelle mesure ces règles peuvent s'appliquer à vos réunions (par exemple, l'obligation de publier les informations relatives aux réunions sur votre site web). En outre, vous voudrez peut-être examiner quand et comment vous utiliserez les options technologiques (téléphone, vidéoconférence), en reconnaissant que si elles sont utiles pour les membres qui ne peuvent pas se déplacer pour des raisons de lieu, d'horaire ou de handicap, elles peuvent aussi poser des problèmes d'accessibilité. Déterminez si et comment le vote peut avoir lieu par voie électronique, ainsi que les protocoles correspondants (par exemple, une limite de 24 heures pour le vote électronique asynchrone sur les motions).
Le conseil consultatif doit adopter des procédures de réunion, généralement dans le cadre des statuts de l'organisation. Ces procédures devraient porter sur les points suivants : l'utilisation du Robert's Rules of Order, les exigences en matière de quorum, la fréquence et le lieu des réunions (y compris la possibilité de traiter les affaires en personne et par télécommunication) et les méthodes de prise de décision (vote à la majorité, vote aux deux tiers ou par consensus).
Hébergement des réunions et indemnisation des membres
Le conseil consultatif doit s'engager à fournir tous les aménagements nécessaires liés au handicap pour faciliter la pleine participation de ses membres handicapés. Il peut s'agir de services d'assistance personnelle, de CART, d'interprétation en ASL ou dans d'autres langues, de dispositifs d'aide à l'écoute, de documents dans des formats accessibles, y compris en braille, ou d'un examen des documents avant la réunion (par exemple pour les membres souffrant de déficiences intellectuelles). Le cas échéant, un avis sur les mesures d'adaptation à la sensibilité aux produits chimiques doit être fourni aux participants. Le lieu des réunions en face à face doit être entièrement accessible (y compris les chemins accessibles depuis les points de débarquement des transports publics et le parking, les salles de réunion, les toilettes et les chambres à coucher si nécessaire). Les rafraîchissements fournis doivent tenir compte des exigences diététiques spécifiques et de l'accessibilité (par exemple, assistance d'un serveur pour les buffets, pailles).
La loi sur l'AT autorise spécifiquement le remboursement aux membres du conseil consultatif "des dépenses raisonnables et nécessaires effectivement encourues dans l'exercice de leurs fonctions officielles". Il peut s'agir de frais de déplacement, de repas, du paiement ou de la fourniture de services d'assistance personnelle et d'autres aménagements visant à promouvoir la pleine participation aux activités du conseil. Toutefois, il n'est pas permis de verser une compensation pour les services rendus au conseil consultatif (par exemple, des honoraires ou d'autres paiements de ce type).
Les lignes directrices et les procédures spécifiques relatives au remboursement des dépenses liées à la participation aux réunions doivent être communiquées aux membres susceptibles d'en bénéficier, généralement les consommateurs/membres de la famille (et non les représentants de l'agence nationale). Par exemple, les politiques de l'agence en matière d'approbation et de limitation des dépenses doivent être diffusées suffisamment à l'avance.
Questions fréquemment posées sur les conseils consultatifs d'État
Quelles sont les règles de la loi AT qui s'appliquent au Conseil consultatif ?
Il n'y a pas de règles pour la loi sur l'AT, il n'y a que la loi. Toutefois, la plupart des États ont établi un ensemble de règlements ou de procédures de gestion pour leur Conseil de l'AT. Ces décisions et la possibilité de les modifier sont toutes prises au niveau de l'État.
Un résident d'un État voisin peut-il siéger au conseil consultatif ?
Bien que la loi n'exige pas explicitement qu'une personne siégeant à un conseil consultatif soit un résident de l'État, il est difficile d'imaginer comment une personne pourrait être "géographiquement représentative de l'État" si elle ne réside pas dans l'État. Dans tout État où il existe une procédure de nomination plus formelle pour un membre du conseil consultatif, par exemple lorsque la nomination est faite par le gouverneur ou le chef d'une agence de l'État, il est probable qu'il y ait une exigence claire que la personne nommée soit un résident actuel de l'État. Il peut être utile que les statuts du conseil consultatif précisent clairement les conditions d'éligibilité.
Le représentant d'une agence ou d'une organisation publique doit-il être un employé de cette agence ou de cette organisation ?
La loi AT ne précise que les agences et/ou organisations qui doivent être représentées. À moins qu'il n'existe d'autres exigences spécifiques de l'État concernant les nominations aux conseils consultatifs, l'entité dispose d'une grande marge de manœuvre pour choisir la personne qui la représentera. Il est essentiel que ces entités comprennent l'objectif de leur inclusion dans le conseil consultatif ainsi que le rôle et les responsabilités de leur représentant. Il est également important que l'agence comprenne que son représentant peut voter sur des questions en son nom.
Aux fins du Conseil consultatif de la loi sur la TA, qui est un "consommateur" ? S'agit-il uniquement d'une personne handicapée ?
Une personne handicapée qui utilise des dispositifs et des services technologiques d'assistance est un "consommateur". Un membre de la famille ou le tuteur d'une telle personne peut également siéger en tant que membre du conseil dans la catégorie des "consommateurs".
Existe-t-il des restrictions quant à la durée du mandat d'un membre du conseil ?
La Loi AT ne prévoit aucune restriction quant à la durée du mandat des membres du Conseil AT. La loi AT ne précise que la composition (représentation requise des consommateurs et représentants d'agences spécifiques) et exige une majorité de consommateurs. La seule autre restriction est qu'une personne ne peut pas être à la fois un consommateur et un représentant d'agence.
Si le représentant d'une agence est également un consommateur, peut-il être pris en compte dans le calcul de la majorité des consommateurs ?
Non. La loi interdit expressément le "double comptage" en ce qui concerne l'exigence de la majorité des consommateurs.
Le conseil consultatif doit-il être un organe autonome ?
Non. Bien que certains programmes disposent d'un conseil qui fonctionne avec des statuts et qui élit ses propres membres, d'autres programmes font fonctionner leur conseil de manière plus informelle et avec davantage de directives de la part du personnel du programme (par exemple, l'établissement de l'ordre du jour).
Quels sont les exemples d'"autres représentants" que ceux exigés par la loi sur l'alcoolisme et la toxicomanie ?
En plus de la représentation des agences requises, le programme AT de l'État peut prendre en compte des représentants de la protection et de la défense (P&A), du centre de formation et d'information des parents (PTI), de l'agence de l'État responsable des personnes souffrant de troubles du développement, de l'agence de l'État responsable des services aux personnes âgées, de l'agence de l'État chargée de Medicaid, des universités, des programmes communautaires, etc. Au fur et à mesure que d'autres représentants s'ajoutent, la majorité des consommateurs doit toujours être respectée.
Les organismes partenaires qui reçoivent des fonds dans le cadre du programme AT Act (y compris ceux qui reçoivent des appareils) doivent-ils siéger au conseil consultatif ?
Dans le cadre de certains programmes nationaux, les sous-traitants sont membres de droit (sans droit de vote) du conseil, d'autres peuvent avoir des partenaires comme membres à part entière et d'autres encore n'incluent pas d'agences partenaires dans leur conseil. L'essentiel est d'éviter tout conflit d'intérêts ou toute apparence de conflit d'intérêts (par exemple, un membre partenaire devrait se récuser de toute action du conseil consultatif qui affecterait l'accord entre le partenaire et le programme d'AT de l'État).
Nous avons des difficultés à faire désigner un représentant par une (ou plusieurs) des entités requises. Que pouvons-nous faire ?
Lorsque vous remplissez le plan d'État pour les technologies d'assistance, vous devez attester que vous disposez des représentants et de la majorité des consommateurs requis pour le conseil consultatif. Si vous ne répondez pas aux exigences, vous devez expliquer les mesures que vous prenez pour vous conformer à la répartition requise. Ces mesures peuvent inclure une correspondance ou des réunions entre l'agence chef de file et l'administration (par exemple, le président du Workforce Investment Board ou le secrétaire au travail) expliquant l'exigence et demandant la (les) nomination(s).
Pouvons-nous utiliser les fonds de la loi sur l'accès à l'information pour payer les dépenses des membres des conseils consultatifs, ainsi que le coût des aménagements nécessaires à leur participation (par exemple, les interprètes ASL) ?
La loi AT autorise spécifiquement le remboursement aux membres du conseil consultatif "des dépenses raisonnables et nécessaires effectivement encourues dans l'exercice de leurs fonctions officielles". Il peut s'agir de frais de déplacement, de repas, du paiement ou de la fourniture de services d'assistance personnelle et d'autres aménagements visant à promouvoir la pleine participation aux activités du conseil. Toutefois, il n'est pas permis d'indemniser les membres du conseil consultatif (par exemple, en leur versant des honoraires ou tout autre paiement de ce type).
Le conseil consultatif doit-il être une entité distincte ou peut-il faire partie d'une autre structure, par exemple le comité consultatif des consommateurs requis par un centre universitaire d'excellence en matière de troubles du développement (UCEDD) lorsque l'UCEDD est l'organisme chef de file du programme d'AT de l'État, le conseil d'administration de l'organisme de mise en œuvre qui est un organisme à but non lucratif, ou une partie du conseil de réadaptation de l'État lorsque la RV est l'organisme chef de file ?
Le conseil consultatif peut être intégré dans une autre structure, tant qu'il fonctionne de manière à fournir au programme d'assistance technique de l'État des conseils orientés vers les consommateurs et que toutes les conditions de représentation, y compris la majorité des consommateurs, sont remplies. Il convient de noter que cela rendra plus complexe la détermination de l'affectation des fonds de la loi sur les technologies de l'information et de la communication (AT) destinés à soutenir le conseil consultatif.
Comment répartir les dépenses pour le conseil consultatif par rapport à la répartition entre les activités "au niveau de l'État" et "au niveau de la direction de l'État" ?
Le degré de participation du conseil consultatif, lors d'une réunion donnée, aux activités au niveau de l'État et aux activités de direction de l'État, respectivement, doit vous guider dans la détermination de la manière dont vous allez répartir les dépenses. Par exemple, si votre conseil consacre un temps égal à toutes les activités, il s'agira d'une répartition "50-50". Si votre conseil consacre la majeure partie de son temps à discuter des activités au niveau de l'État, vous devez en tenir compte dans votre répartition (par exemple, 80%-20%). La détermination de cette répartition devient plus difficile et plus complexe lorsque le conseil consultatif fait partie d'un autre organe (par exemple, le comité consultatif des consommateurs de l'UCEDD ou le conseil de réadaptation de l'État), en particulier lorsque les réunions sont combinées et que les deux objectifs consultatifs sont abordés dans le même ordre du jour.